Mailchimp: archivar vs. eliminar contactos, y cuándo usar cada uno

Mailchimp te da tres formas de sacar un contacto de tu audience: archivar, eliminar y eliminar permanentemente. Suenan como grados de lo mismo, pero hacen cosas distintas, y elegir mal te cuesta un historial que no puedes recuperar o te deja pagando por gente que querías sacar.

Archivar: fuera de la factura, con el historial guardado

Un contacto archivado deja de contar para tu plan y deja de recibir campañas, pero Mailchimp conserva el registro: su actividad, sus tags, sus merge fields y su historial de compras. Puedes desarchivarlo en cualquier momento, y si un contacto archivado se vuelve a suscribir o compra a través de una tienda conectada, Mailchimp lo trae de vuelta por su cuenta.

Eso hace que archivar sea la opción por defecto correcta para limpiar una lista. Baja la factura tanto como eliminar, y es reversible.

Eliminar: fuera de la audience, puede volver

Un contacto eliminado se quita de la audience y su historial se va con él. La dirección puede agregarse de nuevo más adelante (por importación, por un formulario o por una integración), pero arranca de cero: sin aperturas, clics ni pedidos pasados sobre los que segmentar.

Eliminar permanentemente: se va para siempre

La eliminación permanente quita el contacto y bloquea la dirección para que no pueda reimportarse. Existe para los pedidos de privacidad: cuando alguien te pide que borres sus datos, esta es la herramienta. Usarla para limpiar una lista es casi siempre un error, porque nunca vas a poder volver a agregar a esa persona, aunque quiera volver.

Cuál usar

1. Contactos inactivos, dados de baja o que nunca dieron su opt-in: archivar. Dejas de pagar y conservas la opción de recuperarlos.
2. Duplicados entre audiences: archiva las copias de más y conserva la más activa.
3. Direcciones basura (errores de tipeo, entradas de prueba, casillas genéricas que nunca quisiste agregar): eliminar.
4. Un pedido de privacidad o de borrado de datos: eliminar permanentemente.

Etiqueta antes de archivar

Un detalle práctico: Mailchimp no te deja editar un contacto archivado, pero conserva los tags que ya tenía. Etiqueta el lote antes de archivarlo (por ejemplo con la fecha) y vas a poder encontrar y restaurar exactamente ese grupo más adelante, listo para una campaña de recuperación.

acadion hace esto por ti: encuentra los contactos que cumplen tus reglas, los etiqueta si quieres, los archiva y guarda un registro para que cualquiera de ellos pueda restaurarse con un clic.